Tekstuele uitvoer

In de RTF-uitvoer van GensDataPro worden de foto's niet in de uitvoer opgenomen, maar er wordt verwezen naar de locatie van de foto's in GensDataPro. Als je nu de uitvoer, als RTF-bestand of opgeslagen als Microsoft Word document, buiten je computer verplaatst (bijv. versturen per e-mail) dan zullen de foto's niet meer zichtbaar (alleen blokjes met een rood kruisje) zijn omdat de locatie hiervan niet meer gevonden kan worden.

De oplossing is om eerst de foto's te ontkoppelen.
De foto's in de in Microsoft Word geopende RTF-uitvoer kunnen als volgt ontkoppeld worden:

• Selecteer in Word in het document alle tekst (CTRL-A). Alle tekst krijgt nu een grijze achtergrondkleur.
• Ga in Word naar 'Bestand - Info'
• Klik dan op ‘Koppelingen naar bestanden bewerken’, rechts onderaan in dit scherm.
• Je ziet nu in het vak "Bronbestand" een lijst bestandsnamen, allemaal geselecteerd (blauw).
  (ze zijn geselecteerd omdat je voorafgaand met CTRL-A alle tekst hebt geselecteerd. U kunt de bestanden ook nu alsnog allemaal selecteren)
• Klik dan op de knop "Verbreken". Bevestig de waarschuwing "Weet u zeker dat u...". Nu zijn de foto's hard "ingebakken" (embedded) in het document, en geen koppelingen meer.
• Sla tenslotte het document op (met "Opslaan als") als Word-document (.docx). Nu kun je het Word document nog nabewerken, zoals het plaatsen van harde pagina-eindes (CTRL-enter) of extra lege regels op plekken waar dat mooier uitkomt. Het is niet zo mooi wanneer er een gezin nog net 1 kind op de ene pagina en de rest van de kinderen op de volgende pagina staat.
• Met CTRL-A (alles selecteren) en dan F9 in Word worden de bladzijdenummers bijgewerkt en de index wordt opgesteld. Doe dit steeds voor je gaat printen of opslaan als PDF want dit bijwerken van bladzijdeverwijzingen doet Word niet uit zichzelf.

Deze informatie vindt je ook in GensDataPro bij 'Help - Basishandelingen'.
Hier kies je voor 'Uitvoer - Basishandelingen met Microsoft Word' en daarna voor 'Afbeeldingen (Foto's) in tekst ontkoppelen'.

Je kunt ook gebruik maken van de Microsoft Word RTF-macro voor GensDataPro.

Wanneer de uitvoer in Microsoft Word wordt geopend is het nog een "RTF" bestand. Deze bevat alleen koppelingen naar de gezinspasfoto's, die in de TEMP map zijn geplaatst.
Bij afsluiten van GensDataPro worden die foto's altijd "opgeruimd", ofwel verwijderd. Hierdoor ontbreken, na opnieuw openen van de uitvoer, de gezinspasfoto's en zijn ze vervangen door rode kruisjes.

De oplossing is om eerst de foto's te ontkoppelen.
De foto's in de in Microsoft Word geopende RTF-uitvoer kunnen als volgt ontkoppeld worden:

• Selecteer in Word in het document alle tekst (CTRL-A). Alle tekst krijgt nu een grijze achtergrondkleur.
• Ga in Word naar 'Bestand - Info'
• Klik dan op ‘Koppelingen naar bestanden bewerken’, rechts onderaan in dit scherm.
• Je ziet nu in het vak "Bronbestand" een lijst bestandsnamen, allemaal geselecteerd (blauw).
  (ze zijn geselecteerd omdat je voorafgaand met CTRL-A alle tekst hebt geselecteerd. U kunt de bestanden ook nu alsnog allemaal selecteren)
• Klik dan op de knop "Verbreken". Bevestig de waarschuwing "Weet u zeker dat u...". Nu zijn de foto's hard "ingebakken" (embedded) in het document, en geen koppelingen meer.
• Sla tenslotte het document op (met "Opslaan als") als Word-document (.docx). Nu kun je het Word document nog nabewerken, zoals het plaatsen van harde pagina-eindes (CTRL-enter) of extra lege regels op plekken waar dat mooier uitkomt. Het is niet zo mooi wanneer er een gezin nog net 1 kind op de ene pagina en de rest van de kinderen op de volgende pagina staat.
• Met CTRL-A (alles selecteren) en dan F9 in MSWord worden de bladzijdenummers bijgewerkt en de index wordt opgesteld. Doe dit steeds voor je gaat printen of opslaan als PDF want dit bijwerken van bladzijdeverwijzingen doet MSWord niet uit zichzelf.

Deze informatie vind je ook in GensDataPro bij 'Help - Basishandelingen'.
Hier kies je voor 'Uitvoer - Basishandelingen met Microsoft Word' en daarna voor 'Afbeeldingen (Foto's) in tekst ontkoppelen'.

Je kunt ook gebruik maken van de Microsoft Word RTF-macro voor GensDataPro.

Om te zorgen voor een mooie weergave van de gezinspasfoto's in de RTF-uitvoer is er bij 'Instellingen - figuur' de knop 'Plaats standaard pasfoto's uitvoer instellingen'. Hierbij wordt het uitvoerprofiel (GDPuv.gpr) met de instellingen voor de weergaven van de gezinspasfoto's aangepast:

• de lettergrootte is 29
• als tekst alleen voor- en achternaam en jaartallen, waarbij bij nog levende personen de volledige datum
• de pasfoto staat boven de tekst
• geen achtergrondkleur en geen randje om de pasfoto's

Als in je huidige figuur-instellingen voor de uitvoer de lettergrootte kleiner is dan 21 komt er een waarschuwing dat de instellingen niet optimaal zijn voor een mooie uitvoer. Dan is er de keuze om het uitvoerprofiel (GDPuv.gpr) aan te laten passen op de punten zoals hierboven staat aangegeven.
De instelling voor 'Groot' (onder de instellingen voor de pasfoto's) bij 'Instellingen - rapportage' hoeft niet gewijzigd te worden omdat deze de uiteindelijke grootte van de pasfoto's in de uitvoer bepaalt.
Als je tevens kiest voor 'Schalen in HTM' profiteert ook de HTM-uitvoer van de instellingen van het aangepaste uitvoerprofiel.

Bij het openen van een uitvoer in Word staan er nog geen bladzijdenummers bij de paginaverwijzingen. En bij het wijzigen van het aantal pagina's kunnen de getoonde bladzijdenummers niet meer juist zijn.

Om de (juiste) bladzijdenummers te tonen handel je als volgt:
Eerst toets je in [CTRL+A] (het hele document wordt geselecteerd) en dan F9. Alle bladzijdenummers bij de paginaverwijzingen én in de index worden nu ververst. Door met de muis op een willekeurige plaats in de uitvoer te klikken wordt de selectie van het hele document opgeheven.

In GensDataPro staat bij 'Help-basishandelingen' in hoofdstuk 'Uitvoer-Basishandelingen met Microsoft Word' ook informatie over dit onderwerp.